6-Schritte zu Ihrem Erfolg mit generativer KI

Willkommen in der Ära unbegrenzter Kreativität! Lernen Sie in diesem Leitfaden in 6 einfachen Schritten, wie auch Sie mit Ihrem Unternehmen sinnvoll in das Thema “Generative KI” einsteigen können.

Spätestens seit ChatGPT ist generative KI in aller Munde - aber noch lange nicht in allen Unternehmen angekommen. Dabei bietet diese Technologie schon heute die Möglichkeit, Sie bei allen Prozessen rund um Informationsbeschaffung, Marketing, Vertrieb, IT, Recruiting und vielen weiteren zu unterstützen. In einer Zeit des Umbruches vieler Branchen bietet sich hier die Chance, Effizienz zu steigern, Abläufe zu optimieren und viel Zeit zu sparen.

Aber brauche ich diese neuartige KI überhaupt in meinem Unternehmen? Was muss ich an rechtlichen Hürden beachten? Und wo genau soll ich diese KI eigentlich im Unternehmen einsetzen?

Folgen Sie uns auf diesen 6 Schritten Richtung Zukunft und werden auch Sie Erfolgreich mit generativer KI!

Abbildung 1: Übersicht 6-Schritte-Plan

(Quelle: Eigene Darstellung, Liane Schmidt)

Generative KI für KMU: Schritt 1 - Verstehen Sie Ihre Bedürfnisse

In der heutigen Geschäftswelt kann die Nutzung generativer Künstlicher Intelligenz (KI) für kleine und mittlere Unternehmen ein echter Game Changer sein. Sie verspricht, langwierige und ressourcenintensive Prozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Aber ist generative KI für Ihr Unternehmen wirklich die richtige Wahl? Um diese Frage zu beantworten, ist es entscheidend, Ihre individuellen Bedürfnisse und Anforderungen zu verstehen.

Unsere beigefügte Grafik bietet eine hilfreiche Entscheidungshilfe. Anhand der gestellten Fragen können Sie leicht herausfinden, ob generative KI Ihren Bedürfnissen entspricht oder ob Sie sich vielleicht besser nach anderen Lösungen umsehen sollten.

Sobald Sie festgestellt haben, dass generative KI in Ihrem KMU eine sinnvolle Option ist, ist es an der Zeit, strategisch vorzugehen. Der nächste Schritt besteht darin, Prozesse zu identifizieren, die von generativer KI optimiert werden können. Diese Prozesse sollten wiederkehrend sein und eine erhebliche Menge an Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen. Denken Sie an wiederholte Aufgaben wie Content-Erstellung, Datenauswertung oder Kundenkommunikation. Die Integration von generativer KI in diese Prozesse kann die Effizienz erheblich steigern und Ressourcen freisetzen, die anderswo benötigt werden.

Nachdem Sie die zu optimierenden Prozesse identifiziert haben, ist es entscheidend, klare Ziele für den Einsatz von generativer KI in Ihrem Unternehmen zu setzen. Diese Ziele sollten spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden (SMART) sein. [1]

Zum Beispiel könnten Ihre Ziele darin bestehen, die Produktivität um einen bestimmten Prozentsatz zu steigern, die Kosten zu reduzieren oder die Qualität Ihrer erstellten Inhalte zu verbessern. Die Zielsetzung ist entscheidend, da sie als Leitfaden für Ihre Implementierungsstrategie dient und sicherstellt, dass Sie den Erfolg überwachen können.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Einführung generativer KI ein fortschreitender Prozess sein kann. Sie sollten die Fortschritte überwachen, Anpassungen vornehmen und sicherstellen, dass Ihre Ziele im Laufe der Zeit erreicht werden. Mit einem klaren Plan, der Identifizierung optimierbarer Prozesse und klaren Zielen sind Sie gut gerüstet, um generative KI erfolgreich in Ihr KMU zu integrieren und die Vorteile dieser innovativen Technologie zu nutzen.

Abbildung 2: Bedürfnisse verstehen

(Quelle: Eigene Darstellung, Liane Schmidt

Generative KI für KMU: Schritt 2 - Chancen und Risiken der generativen KI

Nachdem wir die Bedürfnisse ermittelt haben, können wir nun die Integration von Künstlicher Intelligenz ins Auge fassen. Doch bevor wir starten, werfen wir einen Blick auf die Chancen und Risiken dieser Technologie.

Chancen der Generativen KI:

• Effizienzsteigerung: Automatisierung wiederkehrender Aufgaben spart Zeit und Ressourcen.
• Kundeninteraktion: Personalisierte Kommunikation und tiefere Kundenbindung.
• Innovative Marketingstrategien: Ansprechende, kundenspezifische Marketinginhalte.
• Effektiver Verkauf: Verbesserte Verkaufsgespräche und höhere Abschlussquoten.
• Automatisierung: Reduzierung von Kosten durch Automatisierung.

Risiken und Herausforderungen der Generativen KI:

• Implementierungskosten: Anfängliche Kosten für maßgeschneiderte Lösungen.
• Datenschutz und Sicherheit: Datenschutzprobleme und Sicherheitsbedenken.
• Schulungsbedarf: Schulung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zur effektiven Nutzung der KI.
• Manipulation und Datensicherheit: Manipulationsrisiken und Datensicherheitsherausforderungen.
• Intellectual Property: Risiken im Zusammenhang mit geistigem Eigentum und rechtlichen Aspekten.

Weitere Einblicke und detaillierte Informationen zu den Chancen und Risiken der generativen KI finden Sie im Blogbeitrag 'Gamechanger für Customer Operations, Marketing & Sales, IT und R&D'.

Insbesondere hinsichtlich der Risiken ist es von entscheidender Bedeutung, die rechtlichen Grundlagen bei der Verwendung generativer KI im Blick zu behalten.

Die rechtliche Lage sieht derzeit wie folgt aus:

• Das Betriebsverfassungsgesetz verlangt, dass die Belegschaft über die Nutzung von KI informiert wird und Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen Mitbestimmungsrechte haben.
• Es gibt derzeit keine spezifischen Gesetze, die sich direkt auf KI beziehen. Ein Gesetzesentwurf der EU-Kommission wird voraussichtlich Ende 2023 erscheinen.
• Unternehmen sollten sich an bestehende Rechtsrahmen wie das Urheberrecht und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) halten.

Die Sicherheit und der sorgfältige Umgang mit persönlichen Daten sind von höchster Bedeutung. Generative KI, wie beispielsweise Chatbots, ist in der Lage, gezielte Informationen von Nutzern zu extrahieren und auf dieser Grundlage detaillierte Nutzerprofile zu erstellen. [2] Dies birgt das Risiko, dass persönliche Daten missbraucht werden könnten, was nicht nur Datenschutzbedenken aufwirft, sondern auch rechtliche Konsequenzen haben kann. Es ist von entscheidender Wichtigkeit, sicherzustellen, dass persönliche Informationen in Übereinstimmung mit den Datenschutzbestimmungen behandelt werden, um sowohl die Privatsphäre der Nutzer zu schützen als auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherzustellen.

Für ausführliche Informationen zum sicheren Einsatz generativer KI und den damit verbundenen rechtlichen Aspekten laden wir Sie ein, den Blogbeitrag 'Rechtlich und ethisch sicher mit KI' zu lesen.

Generative KI für KMU: Schritt 3 - Auswahl der KI-Plattform

Nachdem Sie sich nun über die Richtlinien und rechtlichen Aspekte der Nutzung von generativer KI informiert haben, betrachten wir die Anwendungsbereiche in Ihrem Unternehmen, wo Sie die generative KI einsetzen können.

Abbildung 3: Anwendungsbereiche im Arbeitsalltag

(Quelle: Eigene Darstellung Liane Schmidt, in Anlehnung an Chui, M., Hazan, E., Roberts, R., Singla, A., Kate, S., Sukharevsky, A., Yee, L., Zemmel, R., 2023)

Wie Sie der Grafik entnehmen können, kann generative KI in verschiedenen Unternehmensbereichen eingesetzt werden und Ihnen dabei helfen, Ihre Prozesse effizienter und schlanker zu gestalten.  

Heruntergebrochen von Ihren individuellen Unternehmenszielen, integriert in Ihre Unternehmensstrategie haben Sie die Möglichkeit, mit generativer KI im Rahmen Ihrer operativen Maßnahmen einen deutlichen Mehrwert zu schaffen. Folgendes Beispiel soll die positive Auswirkung über die Integration generativer KI auf die Unternehmensziele verdeutlichen.

Abbildung 4: Konzeptionspyramide

(Quelle: Eigene Darstellung Alexander Schröder, in Anlehnung an Scharf, A., Schubert, B., Hehn, P., 2015, S. 206)

Auf der operativen Ebene können Sie Ihre Prozesse dahingehend verändern, dass Sie Ihre Unternehmensziele neu definieren.

Aber was sind Ihre konkreten Unternehmensziele und mit welcher Art generativer KI sichern Sie sich Wettbewerbsvorteile?

• Möchten Sie im Bereich der Forschung und Entwicklung automatisierte Testszenarien durchführen?
• Möchten Sie im Bereich der IT Ihre Softwareentwickler bei der Programmierung unterstützen?
• Möchten Sie im Bereich des Marketings Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit dem nötigen Werkzeug ausstatten, um Ihre Content-Erstellung zu beschleunigen und von neuen Impulsen der KI profitieren?
• Oder würde Ihnen vielleicht ein Chatbot dabei helfen, Ihre Kundenkommunikation effizienter zu gestalten?

Die Anwendungsbereiche der generativen KI sind vielfältig, somit gibt es jedoch für jedes Problem auch eine passende Lösung.

Es gibt zahlreiche KI-Tools, welche angepasst an Ihre Prozesse von den Anbietern bereitgestellt und implementiert werden. Die Dynamik, mit welcher Frequenz neue Anbieter mit neuen KI-Lösungen in den Markt treten, ist enorm. Es ist wichtig für Sie, Ihre Bedürfnisse zu kennen und im Vergleich mit verschiedenen Anbietern und Tools die geeignetste Lösung hinsichtlich Kosten-Nutzen für Ihre Anwendungsbereiche im Unternehmen zu finden.  

Generative KI für KMU: Schritt 4 - Prompten als Schlüssel zum Erfolg

Was haben die Bibel und generative KI gemeinsam? Am Anfang eines schöpferischen Prozesses steht das Wort. Wer das kreative und informative Potenzial von generativer KI ausschöpfen will, der muss mit der Maschine sprechen lernen.

Wie auch wenn Sie mit Menschen kommunizieren, müssen Sie die gleiche Sprache sprechen, um sich ohne Missverständnisse zu verständigen. Die “Sprache” der generativen KI ist das “Prompten”. Prompt ist Englisch und steht für eine Aufforderung gegenüber der KI, eine gewisse Ausgabe zu erzeugen. Den Aufbau von Prompts zu verstehen ist essentiell wichtig, denn “eine KI macht nicht automatisch das, was man von ihr erwartet. Auch sie benötigt eine konkrete Eingabe, genügend Informationen und Kontext, um ein optimales Ergebnis zu erreichen. [3]

Diese Sprache der KI zu lernen ist grundsätzlich einfach, denn auch sie folgt Regeln, wie bei “normalen” Sprachen. Hier sind zum Beispiel die Aufbauregeln für einen ChatGPT Prompt:

Abbildung 5: Zentrale Gestaltungselemente für Prompts für ChatGPT/GPT-4

(Quelle: Seufert, S., Meier, C., 2023, S. 12)

So einfach das grundsätzliche Lernen dieser Promptregeln ist, desto komplizierter gestaltet sich das Meistern des Prompten. Denn auch die Abbildung 5 gezeigten Regeln bilden keine starren Anweisungen, die in jedem Anwendungsfall zum gewünschten Ziel führen. Sie werden also einen Prompt auch mehrmals in veränderter Form eingeben müssen, um letztendlich an das gewünschte Ziel zu gelangen.

Wie so ein Prompt für zum Beispiel ChatGPT aussehen kann, sehen Sie am Ende unseres Blogbeitrags in unserem Video.

Auch Text-Bild Generatoren, welche Ihnen zum Beispiel im Marketing helfen, wollen eine bestimmte Art von Prompts erhalten. Hier ist es entscheidend der KI kreative “Leitplanken” zu geben, in deren Bereich sie dann gestalten kann. Bausteine für solche Prompts können sein:

Tabelle 1: Prompt-Bausteine

(Quelle: Eigene Darstellung Tim Sprenger, in Anlehnung an Rybka, J., 2023)

Die besten Ergebnisse erhalten Sie außerdem, wenn Sie Ihre Eingaben auf Englisch tätigen, denn damit können die Programme noch mehr Informationen abrufen und Ihre Ausgabe wird noch ein Stück besser, als wenn Sie auf deutsch prompten. [4]

Aber Achtung: KI-Anwendungen sind nicht perfekt! Auch sie machen Fehler. Die Ausgabe der KI muss immer ein Mensch überprüfen!

Sie sehen also: Alles folgt Regeln und Sie müssen nicht, wie in der Schule, eine ganz neue Sprache dazulernen. Und wenn Sie mal doch nicht weiterkommen, dann gibt es, zum Beispiel auf YouTube, zahlreiche praxisorientierte Hilfestellungen zum Prompten, für alle möglichen KI-Anwendungen. Fangen Sie einfach an und machen Sie Ihre eigenen Erfahrungen. Es wartet eine Welt voller Inspiration, Wissen und neuer Eindrücke auf Sie!

Generative KI für KMU: Schritt 5 - Schulung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben es bis zu Schritt 5 unserer KI-Reise für KMU geschafft! Jetzt steht lediglich die Aufgabe an, die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit dem erforderlichen Fachwissen und den geeigneten Werkzeugen auszurüsten.

Warum ist ausreichendes Training wichtig?

Generative KI ist eine disruptive Technologie, die das Marketing im Mittelstand grundlegend verändern wird. [5] Unternehmen, die diese Technologie nicht nutzen, werden im Wettbewerb um Kunden und Marktanteile zurückfallen. Um generative KI erfolgreich im Marketing einzusetzen, ist es wichtig, die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen entsprechend zu schulen. Eine Untersuchung von IBM zeigt, das geschulte Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen einen 2,6 mal höheren ROI erwirtschaften. [6]

Welche Schulungsformate kann ich meinen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen anbieten?

Es gibt verschiedene Formate für Schulungen zum Umgang mit generativer KI im Marketing. Zu den beliebtesten Formaten gehören: [7]

• Online-Schulungen: Online-Schulungen sind eine kostengünstige und flexible Möglichkeit, Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu schulen. Sie können von zu Hause oder vom Arbeitsplatz aus durchgeführt werden und bieten eine gute Möglichkeit, sich selbständig in das Thema einzuarbeiten.
• Präsenzschulungen: Präsenzschulungen bieten den Vorteil, dass die Teilnehmer und Teilnehmerinnen in direkten Kontakt mit dem Trainer kommen und Fragen stellen können. Sie sind jedoch auch in der Regel teurer als Online-Schulungen.
• Blended Learning: Blended Learning kombiniert Online- und Präsenzschulungen. Dieser Ansatz bietet die Vorteile beider Formate und ist daher besonders effektiv.

Was für Inhalte sollten in den Schulungen behandelt werden?

Die Inhalte der Schulungen sollten sich an den Bedürfnissen der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen und den Anforderungen des Unternehmens orientieren. Im Allgemeinen sollten die Schulungen folgende Themen abdecken:

• Grundlagen der KI: Die Teilnehmer und Teilnehmerinnen lernen ein grundlegendes Verständnis der Funktionsweise von KI haben. Dazu gehören Themen wie maschinelles Lernen, tiefes Lernen und neuronale Netze.
• Generative KI im Marketing: Die Teilnehmer und Teilnehmerinnen lernen, wie generative KI im Marketing eingesetzt werden kann. Dazu gehören Themen wie Content Creation, Personalisierung und Marketing Automation.
• Ethik und Verantwortung: Die Teilnehmer und Teilnehmerinnen lernen sich mit den ethischen und rechtlichen Aspekten des Einsatzes von generativer KI auseinandersetzen.

In welchen Bereich des Umgangs mit generativer KI sollte besonders tief eingetaucht werden?

In den Schulungen sollte insbesondere folgender Bereich für die operative Anwendung berücksichtigt werden, um die generativen KI-Tools gewinnbringend im Unternehmen einzusetzen:

• Prompt Engineering: Prompt Engineering ist die Kunst und Wissenschaft, die richtigen Eingaben für generative KI-Modelle zu erstellen. Die Teilnehmer und Teilnehmerinnen lernen, wie sie Prompts so formulieren, dass sie die gewünschten Ergebnisse erzielen. [8]

Wo finde ich passende Anbieter und was kosten mich die Schulungen für mein Unternehmen?

Es gibt eine Reihe von Anbietern, die Schulungen zu generativer KI anbieten. Durch einfache Internetrecherche wird man schnell auf die Anbieter aufmerksam. Die Kosten variieren nach der Dauer und Intensität des Kurses. Teilweise werden Kurse mit einer Dauer von 60 Minuten kostenlos angeboten und Zertifikatslehrgänge hingegen kosten 6.200 Euro. Die goldene Mitte sind Workshops, welche sich zwischen 400 und 2.100 Euro bewegen. [9] Wir empfehlen Ihnen, um Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen gut auszubilden, die Workshops zu wählen, aber auch die Zertifikatslehrgänge bei sehr guter Ausbildung.

Schritt 6: Auswertung des KI-Einsatzes

Wie jede andere, neu getätigte Investition müssen auch KI-Anwendungen ausgewertet und anschließend bewertet werden. Einerseits um Verbesserungspotential zu ermitteln, andererseits um die Anerkennung dieser Technologie im Unternehmen zu unterstützen.

Die klassischste Kennzahl wäre eine Return of Investment (ROI) Messung. Wenn wir uns nun aber die Einsatzbereiche generativer KI noch einmal vor Augen führen, dann erkennen wir, dass sie vor allem unterstützend wirkt (siehe Abbildung 2). Es ist also oft schwierig zum Beispiel den Verkauf eines Produktes direkt dem Einsatz einer KI-Anwendung zuzuordnen. Deswegen müssen wir einen Umweg über andere KPIs gehen.

Ein Beispiel wäre die First Contact Resolution Rate (FCRR) auszurechnen. Die FCRR beschreibt die Rate, mit der bei Erstkontakt mit einem Interessenten sofort aufkommende Probleme und Fragen gelöst werden können. Wenn diese durch die Hilfe von KI steigt, damit mehr Produkte oder Dienstleistungen verkauft werden, dann kann dadurch auch ein ROI ermittelt werden. [10]

Nach diesem Vorgehen kann auch mit anderen KI-beeinflussten KPIs verfahren werden. Einige Beispiel-KPIs wären:

Abbildung 5: KI- Relevante KPIs

(Quelle: Eigene Darstellung Tim Sprenger)

Wie Sie generative KI in Ihrem Unternehmen einsetzen, sehen Sie hier:

Autoren: Alexander Schröder, Liane Schmidt, Tim Sprenger

Quellen

[1] Vgl. Hettl, M. K. (2013). Ziele müssen »smart« sein. Sozialwirtschaft, 23(1), 19–20. https://doi.org/10.5771/1613-0707-2013-1-19

[2] Vgl. Neuer Leitfaden für den sicheren KI-Einsatz bei Audi. (2023, Juli 10). Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO. https://www.iao.fraunhofer.de/de/presse-und-medien/aktuelles/neuer-leitfaden-fuer-den-sicheren-ki-einsatzbei-audi.html, zuletzt geprüft am 28.10.2023

[3] IQB Career Services GmbH (2023): Wie wird man eigentlich Prompt Engineer? – Neue Berufe durch KI. Online verfügbar unter https://iqb.de/karrieremagazin/mint/berufsbild-job-ki-prompt-engineering, zuletzt aktualisiert am 20.09.2023, zuletzt geprüft am 28.10.2023

[4] Janina Rybka (2023): MidJourney Prompts: So generieren Sie Befehle für KI-Bilder. Hubspot Inc. Online verfügbar unter https://blog.hubspot.de/marketing/midjourney-prompts, zuletzt aktualisiert am 01.08.2023, zuletzt geprüft am 28.10.2023

[5] Lück, 14.06.2023: KI ist die wichtigste disruptive Technologie. Online verfügbar unter https://www.bigdata-insider.de/ki-ist-die-wichtigste-disruptive-technologie-a-8182265ea6dffa92756ce312a7702819/, zuletzt geprüft am 28.10.2023.

[6] Mahmoud Naghshineh, Cathy Rodenbeck Reese (2023): Generating ROI with AI. Online verfügbar unter https://www.ibm.com/thought-leadership/institute-business-value/en-us/report/ai-capabilities, zuletzt geprüft am 21.10.2023.

[7] New Elements GmbH (2023): Schulungsformate 360°. Online verfügbar unter https://www.it-schulungen.com/training-services/seminararten/index.html, zuletzt geprüft am 02.11.2023

[8] Stefan Luber (18.05.2023): Was ist Prompt Engineering?. Online verfügbar unter https://www.bigdata-insider.de/was-ist-prompt-engineering-a-3308973005e97f3927d3f8b63ad3ff2e/, zuletzt geprüft am 02.11.2023.

[9] Bitkom Servicegesellschaft mbH (2023): Generative Künstliche Intelligenz und General Purpose AI. Online verfügbar unter https://bitkom-akademie.de/workshop/generative-kuenstliche-intelligenz, zuletzt geprüft am 02.11.2023.

[10] Murphy, Jerald (2023): How businesses can measure AI success with KPIs. Hg. v. TechTarget Inc. Online verfügbar unter https://www.techtarget.com/searchenterpriseai/tip/How-businesses-can-measure-AI-success-with-KPIs, zuletzt aktualisiert am 28.04.2023, zuletzt geprüft am 21.10.2023.